Database Management System (DBMS)

ระบบการบริหารฐานข้อมูล คือ ขั้นตอนที่ใช้ในการทำให้ข้อมูลถูกต้องตามระยะเวลา รวมถึงความปลอดภัยของข้อมูล รวมถึงผู้ใช้และผู้ให้บริการ มีส่วนรับผิดชอบ ในการบริหารข้อมูลร่วมกัน

Data security

• คือการป้องกันไม่ให้ข้อมูลหายหรือ นำไปใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง
• ข้อมูลควรให้รู้เฉพาะผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
• ต้องมีขั้นตอนการทำงานและ ยอมให้ผู้ที่มีหน้าที่เท่านั้นที่จะดูข้อมูลจาก ฐานข้อมูลได้
• การ Back Up ข้อมูล เมื่อข้อมูลเสียหายจะได้มีข้อมูลใหม่ อาจทำได้โดย

1. * ลง Tape หรือ แผ่น ดีสเก็ต
2. * back up ทุกวัน, ทุกอาทิตย์ ฯลฯ
3. * เก็บ tape หรือ แผ่น ดีสเก็ต ที่ back up ไว้คนละที่กับของจริง

• Updating คือ การเปลี่ยนแปลงข้อมูล มีขั้นตอนดังนี้
• Adding เพิ่มข้อมูลใหม่ สร้าง record สำหรับคนใหม่ในฐานข้อมูล
• Changing เปลี่ยนข้อมูล เช่น มีการย้ายที่อยู่
• Deleting ลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก

ในระบบแฟ้มเอกสาร(file oriented system) มีแฟ้มข้อมูลอยู่ 2 แฟ้ม คือ Customer File และ Catalog File

• แต่ละแฟ้มมี Field name และ Address ที่เหมือนกันทำให้เกิดการซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล
• ถ้ามี File เป็นจำนวนมาก โอกาสที่แฟ้มข้อมูลจะเก็บข้อมูลเหมือนกันก็มีมาก ทำให้เปลืองเนื้อที่ และแก้ไขข้อมูลได้ยาก

ในระบบ Database System มี 2 แฟ้มข้อมูลเหมือนกัน

• แฟ้มที่มี Name และ Address มีอยู่เพียงแฟ้มเดียว จึงป้องกันการเก็บข้อมูลที่ซ้ำกัน
• เวลาต้องการ Name และ Address ก็ใช้Customer Number อ้างอิงถึง แล้วไปเรียกจาก Customer File ที่เก็บอยู่ได้

Database Management System ระบบการบริหารข้อมูลมีลักษณะประกอบไปด้วยส่วนต่างๆ สรุปได้ดังนี้

1. Data Dictionary ใช้กำหนดขอบเขตของข้อมูล (data field) ที่ใช้ในฐานข้อมูล และอธิบายความสัมพันธ์กับข้อมูลอื่นๆ ได้แก่
   • field name (ชื่อเขตข้อมูล)
   • size (ขนาด)
   • type of data (ชนิดของข้อมูล)
     • Text (ข้อความ)
     • Numeric (ตัวเลข)
     • Date (วันที่)
2. Utilities คือโปรแกรมอรรถประโยชน์ช่วยในการจัดการฐานข้อมูล เช่น
   • สร้างแฟ้มข้อมูล
   • สร้าง Data Dictionary
   • ลอกข้อมูล
   • เปลี่ยนแปลงข้อมูล
   • ลบข้อมูล
3. Security คือการรักษาความปลอดภัยของฐานข้อมูล ระบบทั่วๆไปจะให้ผู้ใช้สามารถกำหนดระดับความสำคัญของการเรียกใช้ข้อมูลได้โดย
   • ดูข้อมูลได้ทั้งหมด
   • ดูข้อมูลได้บางอย่าง
   • ดูข้อมูลไม่ได้เลย
   • ใครมีหน้าที่แก้ไขข้อมูลได้บ้าง

   ตัวอย่าง

   แฟ้มที่เก็บข้อมูลเงินเดือน อาจจะมีคนพยายามเปลี่ยนตัวเลข เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงทุกครั้งต้องบันทึกว่า ใครเป็นคนเปลี่ยนแปลง เปลี่ยน record ไหน และเปลี่ยนจากอะไรเป็นอะไร Security รวมถึงการ back up ข้อมูลด้วย เราควรเก็บ back up ไว้คนละที่กับแฟ้มข้อมูลจริง ในบางประเทศมีกฏหมายลงโทษเกี่ยวกับการลบแฟ้มข้อมูล หรือเปลี่ยนแปลงแฟ้มข้อมูลคนอื่น

4. Query Language ผู้ใช้สามารถใช้ภาษาง่ายๆในการดูข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลทางจอภาพหรือทางเครื่องพิมพ์

   ประเภทของข้อมูลมีดังนี้

   1. Character, Text
   2. ตัวเลข
      • Integer
      • Real, Float (เลขทศนิยม)
   3. ข้อมูลพิเศษ
      • Date วันที่
      • Time เวลา
      • Picture รูปภาพ
   ตัวอย่างจอภาพสำหรับบันทึกข้อมูล

   

   สมมุติว่าแฟ้มข้อมูลมี ข้อมูลดังนี้ I.D. No., Name, และ Age, Tel. No., Salary เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลชื่อ Salary

   

   การเรียงลำดับข้อมูล คำสั่ง SORT ON NAME ASCENDING (เรียงลำดับข้อมูลตามชื่อโดยเรียงจากน้อยไปมาก เช่น ก-ฮ, A-Z, 0-9)

   

   คำสั่ง SORT ON NAME DESCENDING (เรียงลำดับข้อมูลตามชื่อโดยเรียงจากมากไปน้อย เช่น ฮ-ก, Z-A,9-0)

   

   Primary Key คือ field หลักที่ใช้ในการเรียงลำดับข้อมูล
   Secondary Key คือ field รองที่ใช้ในการเรียงลำดับข้อมูล

   คำสั่ง SORT ON AGE SECENDARY KEY NAME ASCENDING หมายถึงการเรียงลำดับข้อมูลโดยเรียงตามอายุ, ชื่อ จากน้อยไปมาก