File (แฟ้มข้อมูล) คืออะไร ?
แฟ้มข้อมูล (File) คือ การเก็บ หรือ รวบรวมข้อมูลที่บันทึกไว้เป็น ระเบียน (record) ใน Auxiliary Storage
ระเบียน (Record) คือ การรวมเขตข้อมูล ที่สัมพันธ์กันไว้ด้วยกัน
เขตข้อมูล (Field) คือ ข้อมูลชุดหนึ่ง เช่น ชื่อ นามสกุล รหัสประจำตัวประชาชน เป็นต้น

ตัวอย่าง

ในบริษัทหนึ่งอาจมีข้อมูลอยู่หลายประเภท เช่น ข้อมูล payroll, ข้อมูลบุคลากร (personnal), ข้อมูล inventory, ข้อมูลลูกค้า (custommer), ข้อมูล vendors. etc... ดังนั้นในบริษัทอาจจะมีแฟ้มข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมากจึงจำเป็นต้องมีการเก็บข้อมูล ในรูปแบบของแฟ้มข้อมูลที่ต่างกัน และข้อมูลที่มีอยู่อาจะต้องปรับรุงเปลี่ยนแปลงให้ทันสมัยอยู่เสมอ การจะเก็บแฟ้มข้อมูลให้ถูกต้อง ต้องมีการบำรุงรักษาข้อมูล และ ปรับปรุงให้ข้อมูลทันสมัย (Update) จะต้องประกอบไปด้วย

Add Record

คือการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงไปในแฟ้มข้อมูล เช่น การเปิดบัญชีใหม่ที่ธนาคาร ต้องมีการเพิ่มรายละเอียดของ record ใหม่เข้าไปในฐานข้อมูล ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. แฟ้มข้อมูลที่ใช้เก็บบัญชีลูกค้าต้องมีอยู่แล้ว และ พร้อมที่จะ Update ได้
2. เสมียนที่ธนาคารป้อนข้อมูลของผู้ที่จะเปิดบัญชีใหม่ ที่ Terminal โดยใส่ข้อมูลดังนี้

Account Number :.................
Account Name :................
Deposit :.................

3. โปรแกรมที่ทำหน้าที่ Update จะนำข้อมูลที่ถูกป้อนมาเหล่านี้ เก็บไว้ในหน่วยความจำหลัก
4. หลังจากนั้นโปรแกรมจะบันทึก record ใหม่ลงไปในแฟ้มข้อมูล

ตำแหน่งที่จะไปเก็บข้อมูลบน HardDisk จะถูกจัดการโดยโปรแกรมที่ควบคุม Hard Disk บางกรณี record อาจจะไปถูกแทรกไว้ระหว่าง record อื่น (กรณีที่มีการสั่งให้เรียงลำดับข้อมูล) หรือต่อท้ายแฟ้มข้อมูล

Changing Record

การเปลี่ยนแปลงแก้ไขอาจเกิดได้ 2 กรณีคือ

1. ข้อมูลของเก่าที่ใส่ไว้มีการผิดพลาด
2. เมื่อมีข้อมูลใหม่มาทำให้ข้อมูลเก่าไม่ถูกต้อง

ตัวอย่าง กรณีที่ 1 ผู้ที่ป้อนข้อมูลใส่ชื่อคนผิด เช่น ชื่อ HUGH DUNN ใส่เป็น HUGH DONE

ตัวอย่าง กรณีที่ 2 เมื่อต้องการฝากเงินเพิ่ม หรือ ถอนเงินจากธนาคาร ธนาคารต้องเปลี่ยนแปลงยอดเงินคงเหลือในบัญชีให้ถูกต้อง สมมุติว่าคนชื่อ Jean Matino ต้องการถอนเงิน 5000.00 บาท จะมีขั้นตอนต่างๆ ดังนี้

1. ใช้ Account Number เพื่อเรียกดูข้อมูลของ Jean Matino เมื่ข้อมูลของ Jean Matino ปรากฏบนจอภาพแล้วพนักงานธนาคารจะใส่ข้อมูลดังนี้

Enter Account Number : ..52-4417.....
Enter Widthdrawal Amount : 5000.....

2. โปรแกรมที่ Update จะไปเรียกข้อมูลจาก Hard Disk สำหรับ record ของ Account Number = 52-4417 และ อ่านข้อมูล ซึ่งประกอบด้วย ชื่อเจ้าของบัญชี และ จำนวนเงิน มาเก็บไว้ในหน่วยความจำหลัก
3. โปรแกรมทำหน้าที่หักลบเงินที่ถอนจากเงินในบัญชีที่มีอยู่ ถ้ามีจำนวนเงินเพียงพอ และเก็บไว้ในหน่วยความจำหลัก
4. หลังจากนั้น โปรแกรมจะนำข้อมูลนี้ไปเขียนบันทึกกลับลงไปใน hard Disk เมื่อข้อมูลถูก Update แล้ว ข้อมูลที่อยู่ใน Hard Disk จะเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง

Deleting Records

คือการที่ข้อมูลจะถูกลบไปเมื่อไม่ต้องการใช้งานแล้ว ตัวอย่าง การลบ record ของ Hal Gruen เมื่อเขามาขอปิดบัญชี จะมีขั้นตอนดังนี้
  1. พนักงานธนาคารใส่ Account Number ของ Hal Gruen ดังนี้

    Enter Account Number : 45-6641

  2. โปรแกรมที่ใช้ Update จะอ่านข้อมูลจาก Hard Disk โดยดูจาก Account Number ข้อมูลประกอบไปด้วย Account Number, ชื่อเจ้าของบัญชี และ จำนวนเงิน

  3. การลบข้อมูลออกจาก Hard Disk จริงๆ นั้นขึ้นอยู่กับเทคนิคที่ใช้ บางที record อาจจะถูกลบออกไปเลยจริงๆ หรือว่าทำเครื่องหมายไว้ (Flag) เช่นใช้ * เพื่อให้คอมพิวเตอร์รู้ว่า record นี้จะไม่นำมาใช้อีกต่อไป

  4. เมื่อเพิ่ม * เข้าไปหน้า record ที่ต้องการจะลบ คอมพิวเตอร์ก็จะบันทึกข้อมูลของ record นี้กลับลงไปใน Hard Disk อีก ส่วนโปรแกรมทีใช้เรียกดูข้อมูลจาก Hard Disk จะไม่อ่าน record ที่มี เครื่องหมาย * นำหน้า

กลับไปหน้าแรก